Le déménagement d’une entreprise est une étape sensible dans la vie de cette structure. Il faut s’entourer de toutes les précautions possibles. La phase de préparation est la plus stressante. D’elle dépend une réinstallation facile dans les nouveaux locaux. Retrouvez ci-dessous quelques grandes étapes à suivre pour réussir le déménagement de votre entreprise.

Choisir les nouveaux locaux

Les raisons qui peuvent conduire une entreprise à déménager sont multiples. Ce sont justement ces raisons qui vont vous orienter dans le choix de nouveaux locaux.

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Les anciens locaux de l’entreprise sont devenus trop petits

Entretemps, l’entreprise a grandi. Dans ce cas, le futur emplacement devra être plus vaste que l’ancien.

Insistez sur le nombre de bureaux qu’il doit contenir et leurs dispositions en fonction de vos besoins.

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L’entreprise veut changer de classe

Le standing de l’entreprise a-t-il peut-être évolué ? Pensez à un emplacement qui vous vend mieux auprès de vos partenaires et de votre clientèle.

Des locaux de luxe vous donnent une plus-value. Ne prenez pas de vieux bâtiments qui ternissent votre image.

La cible de l’entreprise a changé

La cible de l’entreprise a changé, peut-être, c’est ce qui motive le déménagement. Dans ce contexte, il est recommandé de faire des recherches dans la zone géographique qui correspond à votre demande.

Informer les collaborateurs et la clientèle du déménagement

Les deux catégories de personnes qui font votre entreprise sont le personnel et la clientèle. Un déménagement ne peut donc se faire sans les informer.

Informer le personnel

Partagez avec le personnel quelques raisons du déménagement de l’entreprise. Plus il comprend, mieux ce dernier sera rassuré et pourra vous accompagner dans ce grand bouleversement.

D’ailleurs, vos collaborateurs doivent aussi se préparer pour ce déménagement. Les nouveaux locaux peuvent rallonger le trajet maison-travail pour certains. Ils ont donc besoin de prendre des dispositions particulières.

Informer la clientèle

La clientèle est le cœur de votre entreprise. Déménager sans l’informer pourrait conduire à la fermeture de votre entreprise si vous n’y prenez pas garde. Il est indispensable d’impliquer vos clients.

Passez l’information de façon orale seule ne suffira pas. Vous pouvez rédiger de petits courriers et y indiquez le nouvel emplacement de l’entreprise. Ces courriers peuvent être numériques ou en version papier.

C’est une manière de mettre toutes les chances de votre côté pour revoir votre clientèle dans vos nouveaux locaux. N’oubliez pas aussi de remplacer la nouvelle adresse sur votre site internet et sur tous vos documents officiels.

Préparer le rangement pour le déménagement

C’est l’une des étapes les plus importantes du processus. Elle se fera à deux niveaux.

La paperasse se rangera dans des cartons adaptés. Ces contenants seront numérotés et étiquetés. C’est très important pour ne pas se perdre lors des déballages et réinstallations sur le nouveau site.

Quant aux autres dossiers numériques, ils doivent être bien sauvegardés, si nécessaires sur du matériel externe. Il pourrait arriver qu’après le déménagement, un appareil numérique ne réponde plus.

Élaborer un planning de déménagement

Dans ce planning, doivent figurer toutes les tâches inhérentes au déménagement. Entre autres :

• la date de démarrage des rangements ;
• la date du déménagement proprement dit ;
• la mise au propre des locaux quittés ;
• le déballage dans les nouveaux locaux ;
• la date de reprise du bulot dans les nouveaux locaux.

Ce travail se fera avec votre société de déménagement si vous y avez fait recours. Aussi, pendant que vous y êtes, n’oubliez pas de respecter le préavis si vous êtes dans un bâtiment en bail.