La gestion des documents électroniques peut devenir une tâche laborieuse pour les entrepreneurs. Heureusement, des solutions telles que les logiciels de GED offrent un gain de temps et une gestion améliorée des documents. Avec la pléthore d’options sur le marché, il peut être difficile de faire le choix optimal. Cet article vous parlera de l’utilité des logiciels GED et vous fournira des conseils pour une meilleure sélection.
Plan de l'article
Un logiciel GED, c’est quoi ?
Un logiciel de Gestion Electronique de Documents (GED) constitue un outil informatique assurant la gestion sécurisée et centralisée des documents électroniques de l’entreprise. Il permet le stockage centralisé de tous les documents liés à l’entreprise et aux salariés.
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En réponse aux enjeux de dématérialisation, ce logiciel optimise la gestion interne, économisant ainsi du temps dans les processus. Mais qu'est ce que la ged? Il assure la sécurité des dossiers archivés tout en offrant un accès flexible aux documents, indépendamment du lieu et du moment.
Quel est l’intérêt d’utiliser ce logiciel ?
Aujourd’hui, la gestion complexe des documents tels que les contrats, fiches de paie, et dossiers du personnel incite les entreprises à adopter des solutions efficaces. Un logiciel de GED, avec sa dématérialisation et son espace unique, simplifie l’organisation et l’accès aux informations, permettant un gain de temps notable.
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La sécurité des données est renforcée par des fonctionnalités avancées, tout en favorisant la collaboration entre les employés. Cette collaboration stimule la productivité en évitant la dispersion des équipes. De plus, la conformité légale est garantie avec le respect du RGPD et l’horodatage des documents.
Les avantages économiques sont également au rendez-vous, avec une réduction de la consommation de ressources et des coûts de stockage. En adoptant la dématérialisation, le logiciel de GED contribue significativement à la diminution de l’empreinte écologique de l’entreprise.
Astuces pour mieux choisir votre logiciel
Définir les besoins spécifiques de votre entreprise est la première étape importante avant de choisir un logiciel de gestion électronique des documents (GED). Interrogez-vous sur l’objectif de votre GED, qu’il s’agisse de :
- Archiver
- Valider
- Diffuser des fichiers
Après cette étape, identifiez les fonctionnalités essentielles nécessaires, telles que la numérisation, le contrôle d’accès, et la recherche. Pour faciliter votre choix parmi la multitude d’options sur le marché, réalisez un tableau comparatif en évaluant des critères tels que le tarif, l’adaptabilité, la sécurité, et le service client.
Optez pour un outil simple d’utilisation afin de garantir une adoption fluide par tous les membres de votre équipe. Priorisez la sécurité des données en choisissant une solution GED orientée vers la protection des informations confidentielles et le contrôle d’accès. L’analyse des tarifs doit se faire avec équilibre entre le coût et les fonctionnalités offertes.
Un essai gratuit peut être une excellente option pour éviter les surprises désagréables. En outre, assurez-vous que le logiciel propose des mises à jour régulières pour rester conforme aux nouvelles directives et offrir des fonctionnalités innovantes.
Par ailleurs, privilégiez un logiciel de gestion électronique des documents flexible et évolutif pour s’adapter aux évolutions de votre environnement professionnel. Évitez les solutions « fermées » limitant votre flexibilité et choisissez un outil s’ajustant à vos besoins spécifiques et à ceux de votre entreprise.
